Régularisation charges locatives 2026 : calcul & délais

La régularisation des charges locatives est l’opération annuelle par laquelle le propriétaire bailleur compare les provisions sur charges versées par le locataire aux dépenses réellement engagées, puis procède au remboursement du trop-perçu ou à la demande de complément. Cette obligation est encadrée par l’article 23 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 et par le décret n° 87-713 du 26 août 1987 qui fixe la liste exhaustive des charges récupérables. Lorsque le locataire verse des provisions, le bailleur doit procéder à cette régularisation chaque année, en communiquant au locataire un décompte détaillé par nature de charges un mois avant, et en tenant les justificatifs à sa disposition pendant six mois.

Le calcul tient en une soustraction : charges récupérables dues pour la période − provisions versées. Un solde positif se réclame au locataire, un solde négatif lui est remboursé. Si le locataire est arrivé ou parti en cours de période, il ne doit que les charges de ses jours d’occupation. Le calculateur ci-dessus fait ce calcul au jour près, propose la nouvelle provision mensuelle et prépare le décompte à envoyer.

Ce guide détaille l’ensemble du processus : quelles charges sont récupérables, comment calculer les provisions, comment procéder à la régularisation annuelle, quels justificatifs fournir, et quels recours existent en cas de litige.

Qu’est-ce qu’une charge locative récupérable ?

Les charges locatives récupérables, aussi appelées charges locataires, sont les dépenses engagées par le bailleur en contrepartie de services rendus liés à l’usage du logement, de l’immeuble et de ses équipements. Le principe est simple : le bailleur avance ces dépenses et en obtient le remboursement auprès du locataire.

La liste des charges récupérables est fixée de manière limitative par le décret n° 87-713 du 26 août 1987 (modifié par le décret n° 2008-1411 du 19 décembre 2008). Seules les charges figurant dans ce décret peuvent être réclamées au locataire. Toute charge qui n’y figure pas reste à la charge exclusive du bailleur, même si une clause du bail prévoit le contraire.

Ce caractère limitatif est un point fondamental du droit locatif français. Il protège le locataire contre des demandes abusives et oblige le bailleur à une connaissance précise des textes applicables.

Les principales catégories de charges récupérables

Le décret n° 87-713 organise les charges récupérables en huit catégories principales. Voici le détail des postes les plus courants.

Ascenseurs et monte-charges

Les dépenses d’électricité, d’entretien courant (graissage, réglage), les petites réparations de la cabine (boutons, éclairage), et les frais d’inspection périodique sont récupérables. En revanche, le remplacement de composants majeurs (câbles, moteur) constitue une grosse réparation à la charge du propriétaire.

Eau froide, eau chaude et chauffage collectif

L’eau froide et l’eau chaude consommées dans les parties communes et privatives sont des charges récupérables. Pour le chauffage collectif, les dépenses de combustible (gaz, fioul), l’entretien courant de la chaufferie et les frais d’exploitation (relevé des compteurs, répartition) sont récupérables. Le renouvellement de la chaudière ou les grosses réparations restent à la charge du bailleur.

Parties communes intérieures

L’entretien de la propreté (nettoyage, produits d’entretien), l’électricité des parties communes (éclairage des couloirs, halls, escaliers, parkings), les fournitures consommables (ampoules, minuteries) et les frais de petites réparations des parties communes sont récupérables.

Espaces extérieurs

L’entretien des voies de circulation, des aires de stationnement, des espaces verts (tonte, taille, arrosage, remplacement de plantes annuelles) et des équipements de jeux pour enfants est récupérable. Les gros travaux de réfection (revêtement de sol, création d’aménagements) ne le sont pas.

Taxes et redevances

La taxe d’enlèvement des ordures ménagères (TEOM) est récupérable, déduction faite des frais de gestion prélevés par l’administration fiscale, qui figurent sur l’avis de taxe foncière. La redevance d’assainissement, comptée avec les dépenses d’eau, est également récupérable. En revanche, la taxe foncière reste intégralement à la charge du bailleur.

Gardien, concierge, employé d’immeuble

Lorsque le gardien ou concierge assure l’entretien des parties communes et l’élimination des déchets, 75 % de sa rémunération et de ses charges sociales sont récupérables. S’il n’assure qu’une seule de ces deux fonctions, le taux est de 40 %. Ces taux s’appliquent aussi lorsqu’un tiers le remplace pendant ses repos hebdomadaires et ses congés. La rémunération d’un employé d’immeuble chargé de ces tâches est, elle, récupérable en totalité.

Charges non récupérables : ce qui reste à la charge du bailleur

Certaines dépenses, bien que liées à l’immeuble, ne peuvent jamais être récupérées auprès du locataire.

Les grosses réparations et le gros entretien : ravalement de façade, réfection de toiture, remplacement de canalisations principales, travaux de mise aux normes. La taxe foncière. Les honoraires du syndic de copropriété. Les primes d’assurance de l’immeuble (assurance propriétaire non occupant). Les frais de gestion locative (honoraires d’agence, frais comptables). Les travaux d’amélioration : installation d’un ascenseur, d’un interphone, isolation thermique.

La distinction entre charges récupérables et non récupérables est une source fréquente de litiges. Le bailleur qui facture au locataire des charges non récupérables s’expose à une demande de remboursement, éventuellement assortie de dommages et intérêts.

Provisions sur charges : le mécanisme

Dans la majorité des cas, le locataire verse chaque mois une provision sur charges en complément du loyer. Cette provision est une estimation des charges annuelles, répartie sur douze mois. Son montant est fixé dans le bail et doit correspondre à une estimation réaliste des dépenses récupérables.

L’article 23 de la loi du 6 juillet 1989 précise que les demandes de provisions « sont justifiées par la communication de résultats antérieurs arrêtés lors de la précédente régularisation » et, lorsque l’immeuble est en copropriété ou que le bailleur est une personne morale, par le budget prévisionnel. En d’autres termes, les provisions doivent être basées sur des données concrètes, pas sur un montant arbitraire.

Si les provisions s’écartent nettement des charges réelles, à la hausse comme à la baisse, la régularisation est le moment de les ajuster pour la période à venir, sur la base de ces résultats.

Avec TrackMyRent, le suivi des provisions sur charges est intégré au suivi des loyers. Chaque versement est enregistré avec la distinction entre loyer et charges, ce qui facilite considérablement la régularisation annuelle.

Comment procéder à la régularisation annuelle

Lorsque le locataire verse des provisions, la régularisation des charges doit être effectuée chaque année (article 23 de la loi du 6 juillet 1989). Voici les étapes à suivre.

Étape 1 : rassembler les justificatifs

Le bailleur doit collecter l’ensemble des justificatifs des dépenses récupérables engagées pendant la période de régularisation. En copropriété, ces informations figurent dans le relevé général des dépenses transmis par le syndic après l’approbation des comptes. En immeuble individuel ou en monopropriété, le bailleur collecte directement les factures.

Étape 2 : calculer le total des charges récupérables

Le bailleur additionne toutes les dépenses récupérables de la période, en se limitant strictement aux postes prévus par le décret n° 87-713. Si l’immeuble comporte plusieurs logements, les charges sont réparties entre les locataires selon les tantièmes de copropriété ou selon un critère objectif (surface, nombre d’occupants) défini dans le bail.

Étape 3 : comparer avec les provisions versées

Le total des charges récupérables est comparé au total des provisions versées par le locataire sur la même période. Trois situations sont possibles.

Les provisions sont supérieures aux charges réelles : le bailleur doit rembourser le trop-perçu au locataire. Ce remboursement peut être effectué par virement, chèque, ou déduction sur le prochain appel de loyer.

Les provisions sont inférieures aux charges réelles : le bailleur peut demander un complément au locataire. Ce complément est exigible en une seule fois, mais le bailleur peut accepter un échelonnement si le montant est important.

Les provisions correspondent aux charges réelles : aucun ajustement n’est nécessaire.

Étape 4 : envoyer le décompte au locataire

Un mois avant la régularisation, le bailleur doit adresser au locataire un décompte par nature de charges, accompagné, dans les immeubles collectifs, du mode de répartition entre les locataires (article 23 de la loi du 6 juillet 1989). Pour qu’il soit clair, indiquez pour chaque poste : le montant total de la dépense, la part récupérable auprès du locataire, la clé de répartition utilisée et le montant imputé au locataire.

Le courrier doit également récapituler le total des provisions versées, le total des charges réelles, et le solde (positif ou négatif) résultant de la comparaison.

Étape 5 : mettre les justificatifs à disposition

Le bailleur doit tenir les justificatifs (factures, contrats de maintenance, relevé de dépenses du syndic) à la disposition du locataire pendant un délai de six mois à compter de l’envoi du décompte de régularisation (article 23 de la loi du 6 juillet 1989). Le locataire peut demander à les consulter, et le bailleur ne peut pas refuser.

Depuis le 1er septembre 2015, le bailleur doit également transmettre au locataire qui le demande le récapitulatif des charges du logement, par voie dématérialisée ou par voie postale.

Exemple chiffré : un locataire arrivé le 1er mars

Mme Martin est entrée dans le logement le 1er mars 2025 et paie 80 euros de provision par mois, soit 10 mois et 800 euros sur l’année. Pour toute l’année 2025, les charges récupérables du logement s’élèvent à 420 euros d’eau, 310 euros de parties communes et 180 euros de TEOM, soit 910 euros.

Elle a occupé le logement 306 jours sur 365. Chaque poste se calcule au prorata :

• Eau : 420 × 306 / 365 = 352,11 euros
• Parties communes : 310 × 306 / 365 = 259,89 euros
• TEOM : 180 × 306 / 365 = 150,90 euros

Total dû : 762,90 euros, pour 800 euros de provisions versées. Le bailleur lui rembourse 37,10 euros. Sur une année complète, ces charges représentent 910 / 12 = 75,83 euros par mois : une provision de 76 euros les couvrirait.

Délai de régularisation et prescription

Régularisation tardive

L’article 23 de la loi du 6 juillet 1989 impose une régularisation annuelle, mais ne fixe pas de sanction en cas de retard. En revanche, la loi ALUR a introduit une protection pour le locataire : lorsque la régularisation n’a pas été effectuée avant le terme de l’année civile suivant l’année d’exigibilité des charges, le locataire peut demander à payer le complément par douzièmes, sur douze mois (article 23). L’étalement n’est pas automatique : il doit en faire la demande. Pour les charges de 2025, la régularisation est donc tardive à partir du 1er janvier 2027.

Cette disposition vise à protéger le locataire contre les régularisations tardives portant sur des montants importants. Un bailleur qui régularise après trois ans d’absence de décompte ne peut pas exiger le paiement immédiat de trois années de compléments de charges.

Prescription

Les actions nées du bail, dont le recouvrement des charges locatives, se prescrivent par trois ans (article 7-1 de la loi du 6 juillet 1989). Ce délai court à compter du jour où le titulaire du droit a connu ou aurait dû connaître les faits lui permettant de l’exercer. Une fois le délai écoulé, le bailleur ne peut plus réclamer un complément de charges, et le locataire ne peut plus réclamer un trop-perçu.

Un suivi rigoureux et régulier des charges évite ces situations de prescription. TrackMyRent permet de suivre les provisions versées mois par mois et d’anticiper les régularisations, évitant ainsi les oublis et les accumulations.

Charges au forfait vs provisions sur charges

Le bail peut prévoir deux modes de facturation des charges : les provisions avec régularisation annuelle, ou le forfait de charges.

Provisions sur charges

C’est le mode habituel en location vide, où le forfait est exclu hors colocation. Le locataire verse des provisions mensuelles, et une régularisation est effectuée chaque année. Le bailleur ne peut pas conserver un excédent de provisions : il doit rembourser le trop-perçu ou réclamer le complément.

Forfait de charges

Le forfait est possible dans trois cas prévus par la loi du 6 juillet 1989 :

• en location meublée, au choix des parties : le bail prévoit soit des provisions avec régularisation, soit un forfait (article 25-10) ;
• en colocation, meublée ou vide, si le bail le prévoit (article 8-1) ;
• en bail mobilité, où il est obligatoire : les charges y sont toujours récupérées sous forme de forfait (article 25-18).

Le montant du forfait est fixé dans le bail et ne donne lieu à aucun complément ni à aucune régularisation. Le bailleur conserve l’intégralité du forfait, même si les charges réelles sont inférieures. Inversement, il ne peut rien réclamer de plus si les charges réelles sont supérieures.

Le forfait est fixé en fonction des charges que le bailleur pourrait réclamer avec des provisions, et il ne peut pas être manifestement disproportionné au regard de ces charges. En location meublée, il peut être révisé chaque année aux mêmes conditions que le loyer.

En location vide hors colocation, le forfait n’est pas autorisé : les charges se récupèrent sur justification, en pratique par des provisions régularisées chaque année (article 23 de la loi du 6 juillet 1989).

Cas particulier des copropriétés

En copropriété, la régularisation des charges est directement liée à l’approbation des comptes de la copropriété par l’assemblée générale des copropriétaires.

Le syndic transmet au copropriétaire bailleur le relevé général des dépenses et la répartition par lot, après approbation des comptes. Le bailleur extrait de ce document les seules charges récupérables (en excluant les charges de copropriétaire non récupérables) et établit le décompte de régularisation pour le locataire.

Le calendrier de la copropriété conditionne donc celui de la régularisation. Si l’assemblée générale se tient en avril, le bailleur ne pourra procéder à la régularisation qu’après cette date. Ce décalage est normal : tant que la régularisation intervient avant la fin de l’année civile qui suit l’année des charges, le locataire ne peut pas demander l’étalement sur douze mois.

Litiges liés aux charges locatives

Les litiges relatifs aux charges locatives sont fréquents. Voici les points de friction les plus courants et les recours possibles.

Absence de régularisation

Si le bailleur ne procède pas à la régularisation annuelle, le locataire peut l’y contraindre par lettre recommandée, puis par voie judiciaire. En l’absence de régularisation, le locataire n’est tenu de payer que les provisions prévues au bail, sans complément.

Charges non justifiées

Le locataire peut contester toute charge dont il estime qu’elle ne figure pas dans la liste du décret n° 87-713, ou dont le montant lui paraît excessif. Il peut demander à consulter les justificatifs, et le bailleur doit les produire dans un délai raisonnable.

Erreur de répartition

Si le locataire estime que la clé de répartition utilisée est erronée ou injuste, il peut contester le décompte. En copropriété, la répartition est fixée par le règlement de copropriété et ne peut pas être modifiée unilatéralement par le bailleur.

Recours

En cas de litige, le locataire peut saisir la commission départementale de conciliation (CDC), gratuitement. Si la conciliation échoue, le litige relève du juge des contentieux de la protection du tribunal judiciaire, compétent pour les litiges du bail d’habitation quel que soit leur montant. Le délai de prescription est de trois ans.

Bonnes pratiques pour les propriétaires bailleurs

Régulariser chaque année sans exception. Ne pas attendre deux ou trois ans pour régulariser. Les montants s’accumulent et créent des tensions avec le locataire. Une régularisation annuelle, même si le solde est faible, maintient la transparence.

Fixer des provisions réalistes. Basez-vous sur les charges réelles de l’année précédente. Des provisions trop faibles créent un complément important à la régularisation, ce qui mécontente le locataire. Des provisions trop élevées obligent à rembourser, ce qui pèse sur la trésorerie.

Conserver tous les justificatifs. Factures, contrats de maintenance, relevés de copropriété : chaque document peut être demandé par le locataire. Conservez-les pendant au moins trois ans après la date de régularisation.

Transmettre un décompte clair et détaillé. Un décompte opaque génère de la méfiance et des contestations. Détaillez chaque poste de charge, indiquez la clé de répartition et joignez les principaux justificatifs. Le suivi des provisions versées, tenu mois par mois dans TrackMyRent, fournit la base de ce décompte.

Distinguer clairement loyer et charges. Dans vos appels de loyer et vos quittances, séparez toujours le loyer nu des provisions sur charges. Cette distinction est obligatoire et facilite la régularisation.

Les erreurs fréquentes à éviter

Récupérer des charges non prévues par le décret. Les honoraires du syndic, la taxe foncière ou les primes d’assurance du propriétaire ne sont pas récupérables. Les facturer au locataire expose le bailleur à un remboursement avec intérêts.

Ne pas envoyer de décompte détaillé. Un simple courrier indiquant « vous devez 200 euros de complément de charges » est insuffisant. Le locataire est en droit d’exiger un décompte ventilé par nature de charges.

Confondre charges et travaux. Les travaux d’amélioration ou de mise aux normes ne sont jamais récupérables, même s’ils bénéficient au locataire. Seules les dépenses d’entretien courant et de consommation figurant dans le décret sont récupérables.

Refuser de communiquer les justificatifs. Le bailleur doit tenir les justificatifs à la disposition du locataire pendant six mois après l’envoi du décompte. Sans eux, il ne pourra pas prouver, en cas de litige, que les sommes réclamées sont dues.

Oublier la TEOM. La taxe d’enlèvement des ordures ménagères est récupérable, mais elle figure sur l’avis de taxe foncière. Pensez à la distinguer, à retirer les frais de gestion qui y sont ajoutés et à l’inclure dans la régularisation.

Régularisation au départ du locataire

Lorsque le locataire quitte le logement, la régularisation des charges doit être effectuée sur la base des derniers comptes arrêtés. Dans un immeuble collectif, le bailleur procède à un arrêté des comptes provisoire et peut conserver, si elle est dûment justifiée, une provision d’au plus 20 % du dépôt de garantie jusqu’à l’arrêté annuel des comptes de l’immeuble (article 22 de la loi du 6 juillet 1989).

Le solde du dépôt de garantie doit être restitué dans le mois suivant l’approbation définitive des comptes de l’immeuble. Ce mécanisme permet au bailleur de ne pas être pénalisé par le calendrier de la copropriété.

En pratique, il est recommandé de procéder à une régularisation provisoire au départ du locataire, basée sur les dernières données disponibles, puis d’ajuster lors de l’arrêté définitif. Cela limite le montant retenu et accélère la restitution du dépôt.

Questions fréquentes

Quand procéder à la régularisation des charges locatives ? Avec des provisions, la régularisation doit être effectuée chaque année (article 23 de la loi du 6 juillet 1989). En copropriété, elle intervient après l’approbation des comptes par l’assemblée générale. Il n’existe pas de date butoir précise, mais deux limites s’appliquent : passé la fin de l’année civile qui suit l’année des charges, le locataire peut demander à payer le complément sur douze mois ; et une réclamation se prescrit par trois ans (article 7-1).

Existe-t-il des règles spécifiques pour la régularisation des charges à Paris ou en zone tendue ? Pas de règles propres au calcul des charges, qui reste régi par la loi nationale du 6 juillet 1989 et le décret du 26 août 1987. En revanche, à Paris et dans les autres villes qui appliquent l’encadrement des loyers, la distinction loyer / charges est particulièrement importante : un complément de loyer ne peut pas être déguisé en provisions sur charges.

Quel délai pour réclamer un complément après la régularisation ? Le locataire dispose d’un délai de 3 ans pour contester la régularisation ou réclamer un remboursement, et le bailleur du même délai pour réclamer un complément non payé (article 7-1 de la loi du 6 juillet 1989). Ce délai court à compter du jour où chacun a connu ou aurait dû connaître les faits lui permettant d’agir. Au-delà, les sommes sont prescrites, qu’il s’agisse d’un excédent ou d’un complément.

Le bailleur peut-il modifier les provisions sur charges en cours de bail ? Oui, à condition de pouvoir justifier le nouveau montant. L’article 23 prévoit que les demandes de provisions sont justifiées par les résultats de la précédente régularisation et, en copropriété ou lorsque le bailleur est une personne morale, par le budget prévisionnel. Si la dernière régularisation fait apparaître un écart durable (charges réelles très supérieures ou très inférieures aux provisions), le bailleur peut ajuster les provisions à la hausse ou à la baisse pour l’année suivante, en informant le locataire par écrit.

La taxe d’enlèvement des ordures ménagères (TEOM) est-elle récupérable sur le locataire ? Oui. La TEOM est expressément récupérable sur le locataire (annexe du décret du 26 août 1987), déduction faite des frais de gestion ajoutés par l’administration fiscale. Elle apparaît sur l’avis de taxe foncière du bailleur, qui la facture ensuite au locataire dans la régularisation annuelle des charges. Attention à bien la distinguer de la taxe foncière elle-même, qui n’est jamais récupérable.

Les travaux votés en assemblée générale sont-ils récupérables sur le locataire ? Non, pas directement. Les travaux d’amélioration, de mise aux normes ou de gros entretien (ravalement, ascenseur, toiture) ne figurent pas dans la liste des charges récupérables et restent à la charge du bailleur. Seules les dépenses d’entretien courant correspondant à l’usage normal de l’immeuble sont récupérables (article 23 et décret du 26 août 1987).

Que faire si le locataire refuse de payer le complément de régularisation ? Le bailleur doit d’abord adresser une mise en demeure de payer par lettre recommandée. À défaut de paiement, il peut imputer la somme sur le dépôt de garantie au départ du locataire ou saisir la commission départementale de conciliation. En cas d’échec, le juge des contentieux de la protection du tribunal judiciaire, compétent pour les litiges du bail d’habitation quel que soit leur montant, peut être saisi pour obtenir une condamnation au paiement.

Peut-on passer du régime des provisions au forfait de charges en cours de bail ? Non, pas en cours de bail. Le mode de facturation (provisions vs forfait) est fixé à la signature du contrat et ne peut être modifié unilatéralement. Un changement nécessite un avenant signé des deux parties. Au renouvellement du bail, les parties peuvent négocier un nouveau mode, dans la limite de ce que la loi autorise : le forfait n’est possible qu’en location meublée, en colocation, et il est imposé en bail mobilité.

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Conclusion

La régularisation des charges locatives est une obligation annuelle que tout propriétaire bailleur doit maîtriser. Elle repose sur un cadre juridique précis — la loi du 6 juillet 1989 et le décret n° 87-713 — qui délimite strictement les charges récupérables, les modalités de calcul et les droits du locataire à l’information.

Une gestion rigoureuse des charges, appuyée par des outils de suivi comme TrackMyRent, permet de régulariser chaque année en toute transparence, d’éviter les litiges et de maintenir une relation de confiance avec le locataire. La clé est la régularité, la précision et la transparence.