Sélectionner son locataire : dossier de location, pièces autorisées et critères légaux

Sélectionner son locataire est l’étape la plus décisive de la mise en location — et l’une des plus encadrées juridiquement. La liste des pièces qu’un bailleur peut exiger du candidat et de sa caution est fixée de manière limitative par le décret n° 2015-1437 du 5 novembre 2015, pris en application de la loi ALUR. Ce qui ne figure pas dans ce décret ne peut tout simplement pas être demandé. Parallèlement, le choix du locataire doit respecter une stricte égalité de traitement : l’article 225-1 du code pénal recense une longue liste de critères de discrimination interdits, et leur méconnaissance expose à des sanctions pénales sévères.

Dossier de location avec documents justificatifs, loupe et coche de validation

Ce guide détaille la liste exhaustive des pièces autorisées et interdites, les critères objectifs de solvabilité, les règles de cumul des garanties, les critères de discrimination à proscrire absolument, ainsi que les outils comme DossierFacile pour sécuriser votre sélection — un prolongement direct de vos obligations générales de propriétaire bailleur. TrackMyRent prend ensuite le relai pour suivre les paiements du locataire retenu et générer ses quittances, mois après mois.

Les pièces que vous pouvez légalement demander

Le décret n° 2015-1437 organise la liste des pièces autorisées en deux annexes distinctes : l’une pour le candidat locataire, l’autre pour sa caution (garant). Dans chaque catégorie, une seule pièce parmi les options proposées peut être exigée — vous ne pouvez pas cumuler plusieurs justificatifs d’une même catégorie sans motif.

Pièces exigibles du candidat locataire

Catégorie	Une pièce au choix parmi
Identité	Carte nationale d’identité, passeport, permis de conduire, ou titre de séjour pour un candidat étranger
Domicile	Trois dernières quittances de loyer ou attestation du précédent bailleur, attestation d’élection de domicile, attestation d’hébergement à titre gratuit, avis de taxe foncière ou titre de propriété de la résidence actuelle
Situation professionnelle	Contrat de travail ou de stage, attestation de l’employeur avec date d’entrée et rémunération, extrait Kbis ou immatriculation pour un indépendant, carte professionnelle, carte d’étudiant ou certificat de scolarité
Ressources	Avis d’imposition ou de non-imposition, trois derniers bulletins de salaire, justificatif de versement de prestations sociales, simulation d’aide au logement, attestation de bourse, ou justificatif de revenus locatifs ou de patrimoine

Pièces exigibles de la caution (garant)

Les mêmes catégories s’appliquent à la caution physique, avec en plus un justificatif d’identité et d’immatriculation (Kbis ou statuts) si le garant est une personne morale. Là encore, une seule pièce par catégorie peut être demandée.

Les pièces interdites : ce qu’un bailleur ne peut jamais exiger

Le caractère limitatif du décret signifie que toute pièce non listée est interdite, quelle que soit la bonne foi du bailleur qui la demande. Les pièces les plus fréquemment réclamées à tort sont :

Un relevé d’identité bancaire (RIB) avant la signature du bail — il n’a aucune utilité pour évaluer la solvabilité et ne peut être exigé qu’au moment de mettre en place le prélèvement automatique du loyer, une fois le bail signé.
Une carte Vitale ou tout document relatif à la sécurité sociale.
Un relevé de compte bancaire, quel qu’il soit.
Un chèque de réservation du logement avant signature du bail.
Une autorisation de prélèvement automatique signée par avance.
Un dossier médical ou tout document relatif à l’état de santé.
Un extrait de casier judiciaire.
Une photographie autre que celle figurant sur la pièce d’identité (le fameux « selfie » demandé par certaines plateformes n’a aucune base légale).
Un contrat de mariage ou un jugement de divorce, sauf lorsque le candidat souhaite spontanément justifier d’une pension alimentaire perçue à titre de ressource.
Une attestation du précédent bailleur certifiant le bon paiement des loyers, si le candidat a déjà fourni ses trois dernières quittances (ce serait alors une pièce redondante de la même catégorie).

La sanction : jusqu’à 3 000 euros d’amende

L’article 22-2 de la loi du 6 juillet 1989 sanctionne la demande d’une pièce non prévue par le décret d’une amende administrative pouvant atteindre 3 000 euros pour une personne physique et 15 000 euros pour une personne morale. Cette règle protège autant le candidat locataire qu’elle sécurise juridiquement le bailleur, qui sait exactement ce qu’il peut demander sans risque.

Évaluer la solvabilité sans se tromper

Une fois le dossier réuni dans le cadre légal, reste à l’analyser objectivement.

Le taux d’effort, indicateur de référence

Le taux d’effort rapporte le montant du loyer charges comprises aux revenus nets du candidat. La norme communément admise, y compris par la plupart des assureurs de garantie loyers impayés, est de ne pas dépasser 33 % des revenus (parfois jusqu’à 35 % selon les organismes). Concrètement, cela donne les ordres de grandeur suivants :

Revenus nets mensuels	Loyer charges comprises soutenable (33 %)
1 500 €	environ 495 €
2 000 €	environ 660 €
2 500 €	environ 825 €
3 000 €	environ 990 €

En deçà de ce seuil, la présence d’un garant solide ou d’une garantie locative permet souvent de compenser un taux d’effort légèrement supérieur, sans que cela ne constitue jamais une obligation légale de refuser un dossier au-delà de 33 %.

Cas particuliers : indépendants, retraités, demandeurs d’emploi

Un candidat sans bulletin de salaire classique n’est pas pour autant un dossier moins solvable : le décret prévoit des équivalents pour chaque situation. Un travailleur indépendant justifie son activité par un extrait Kbis ou son immatriculation, et ses ressources par son dernier avis d’imposition ou une attestation de son expert-comptable. Un retraité fournit son avis d’imposition et, le cas échéant, son titre de pension. Un demandeur d’emploi peut justifier de ses ressources par l’attestation de versement de Pôle emploi (France Travail). Dans tous les cas, le principe reste identique : une seule pièce par catégorie, parmi celles listées au décret, et jamais de document hors liste au prétexte que la situation professionnelle sortirait du schéma salarié classique.

Garant, Visale, GLI : les règles de cumul

Trois dispositifs de garantie coexistent : le garant personne physique (caution simple ou solidaire), la garantie Visale d’Action Logement (gratuite, sans garant familial), et la garantie loyers impayés (GLI), une assurance souscrite par le bailleur lui-même.

Le point à connaître impérativement : l’article 22-1 de la loi du 6 juillet 1989 interdit de cumuler une caution personne physique et une GLI pour un même bail, sous peine de nullité de l’acte de cautionnement. L’objectif est d’éviter un sur-cautionnement disproportionné du locataire. Une exception notable subsiste : ce cumul reste autorisé lorsque le locataire est étudiant ou apprenti, ces profils présentant des ressources jugées structurellement plus fragiles. La garantie Visale, en revanche, peut se cumuler avec une GLI selon les conditions du contrat d’assurance, mais jamais avec une caution personne physique classique sur le même risque.

Les critères de discrimination interdits

Le choix du locataire doit reposer exclusivement sur des critères objectifs : ressources, stabilité professionnelle, garanties apportées. L’article 225-1 du code pénal recense aujourd’hui près de 25 critères de discrimination prohibés, parmi lesquels l’origine, le sexe, la situation de famille, la grossesse, l’apparence physique, la particulière vulnérabilité économique, le patronyme, le lieu de résidence, l’état de santé, le handicap, les caractéristiques génétiques, les mœurs, l’orientation sexuelle, l’identité de genre, l’âge, les opinions politiques, les activités syndicales, la capacité à s’exprimer dans une langue autre que le français, la qualité de lanceur d’alerte, ou l’appartenance réelle ou supposée à une ethnie, une nation, une prétendue race ou une religion déterminée.

Refuser un dossier solvable pour l’un de ces motifs constitue un délit puni de trois ans d’emprisonnement et 45 000 euros d’amende (article 225-2 du code pénal), aggravé lorsque le refus émane d’une personne dépositaire de l’autorité publique ou chargée d’une mission de service public. La loi n° 2008-496 du 27 mai 2008 complète ce dispositif pénal par un volet civil : elle facilite la preuve de la discrimination pour la victime, qui doit seulement présenter des éléments laissant supposer une discrimination, à charge ensuite pour le bailleur de justifier objectivement sa décision.

En pratique, cela signifie qu’un refus doit toujours pouvoir se justifier par un motif objectif et documentable — dossier incomplet, garanties insuffisantes, taux d’effort trop élevé sans garantie compensatoire — et jamais par une caractéristique personnelle du candidat, même non exprimée explicitement dans l’échange.

DossierFacile : sécuriser la vérification des documents

DossierFacile est un service public numérique gratuit, lancé par l’État, qui permet à un candidat locataire de centraliser ses justificatifs sur une plateforme unique. Chaque document déposé est vérifié par un agent, puis les pièces validées sont assemblées dans un dossier numérique unique, apposé de filigranes pour limiter les risques de falsification ultérieure. Pour un bailleur, recevoir un dossier DossierFacile plutôt qu’une collection de photos ou de PDF isolés réduit sensiblement le risque de document falsifié et accélère l’analyse du dossier, sans qu’il soit besoin de redemander une pièce supplémentaire non prévue par le décret.

Détecter un dossier frauduleux sans dériver vers la discrimination

La fraude documentaire (faux bulletins de salaire, faux avis d’imposition, montages de revenus fictifs) existe et justifie une vigilance réelle, à condition qu’elle porte sur la cohérence objective du dossier et non sur le profil du candidat. Quelques réflexes utiles : vérifier la cohérence entre l’avis d’imposition et les bulletins de salaire fournis, s’assurer que les montants, polices de caractères et mises en page des documents sont homogènes d’une pièce à l’autre, demander à consulter les documents originaux au moment de la signature (et non plus seulement des copies numériques), et privilégier un dossier certifié par un tiers de confiance comme DossierFacile lorsque c’est possible. Ces vérifications s’appliquent identiquement à tous les candidats, quel que soit leur profil, ce qui garantit à la fois votre sécurité juridique et l’égalité de traitement.

Garantir l’égalité de traitement entre candidats

Au-delà du respect de la liste des pièces et des critères interdits, une bonne pratique consiste à appliquer la même grille de lecture à tous les dossiers reçus pour un même bien : mêmes pièces demandées, même seuil de taux d’effort, mêmes garanties acceptées (garant, Visale, GLI). Conserver une trace écrite du motif de refus pour chaque candidat non retenu — même informelle — permet de démontrer, en cas de contestation, que la décision reposait sur des critères objectifs et non sur l’un des motifs prohibés par la loi.

Comment TrackMyRent facilite la gestion après la sélection du locataire

Une fois le bon dossier retenu, la vigilance ne s’arrête pas là. TrackMyRent vous permet d’enregistrer immédiatement les informations du bail — loyer, charges, dépôt de garantie, date d’entrée — pour démarrer le suivi des paiements dès le premier mois, y compris au prorata si l’emménagement a lieu en cours de mois.

Chaque paiement est tracé mensuellement, avec un statut clair (payé, partiel, en attente), ce qui vous permet de repérer immédiatement un retard, même sur un locataire dont le dossier semblait pourtant solide au départ.

Les quittances sont générées automatiquement, avec vos propres modèles, et peuvent être envoyées par email en un clic — un gain de temps réel comparé à un suivi manuel, notamment lorsque vous gérez plusieurs biens ou plusieurs colocataires simultanément.

Vous conservez un historique complet, utile pour objectiver votre gestion locative en cas de contentieux ultérieur, ou pour préparer votre déclaration de revenus fonciers en fin d’année.

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